单证员是指在对外贸易结算业务中,买卖双方凭借在进出口业务中应用的单据、证书来处理货物的交付、运输、保险、商检、结汇等工作的人员。
单证员业务流程:
一、从业务员那里拿来PI,S/C和工厂的信息后,开始联系工厂
二、跟货代联系订仓
三、做美金情况下,需要制作划汇资料
合同,发票。英文划汇资料本来应该工厂制单, 用来描述工厂和我外贸公司次票用美金付款的货物的情况。 用作外贸公司对工厂划汇的依据。内容跟采购合同一致。 盖上工厂的章,交给财务。
四、跟工厂确认唛头,逐字核对
注意唛头上要显示CAS号码批号要正确(要与分析单上一致)生产日期到期日期
五、关于商检
1、做美金的情况下,工厂自己做商检,给工厂提供目的港,出运港信息
2、做人民币情况下,可以委托工厂做商检。
看工厂要正本的商检文件还是传真件就可以。
3、制作商检资料:采购合同,商检发票,商检箱单,商检委托书(盖章)。
4、商检做好后,让工厂传真商检凭条,确认无误后传给货代,让货代去换通关单。
六、关于报关
1、做美金时,工厂自己报关。提供出运港,目的港
2、做人民币时,让货代公司帮忙报关。
3、给货代公司寄报关资料:报关发票,报关箱单,报关单,核销单(备案到出运港),
4、报关委托书,准备4张盖了单证章的空白纸让货代备用。
5、注意都要盖好章,报关单上显示的品名要注意,是工厂可以开发票的品名。
6、零退税产品报关,要跟财务说,问财务报关金额怎么写,因为要交税,金额要少报
注意,商检资料和报关资料上的数量金额没有特殊要求的情况下,都按照与国外客人成交的数量金额来报关商检。
七、唛头确认好
付款底单给工厂传真过去,敦促工厂按时发货。索要发货进仓的追踪方式。
八、和货代联系,确认是否按时进仓
九、确认提单。
十、如果可以押汇,要投信用证保险
十一、工厂分析单
1、做美金时,用工厂寄来的分析单给客人,一定要让工厂显示上CAS号码
2、做人民币时,让工厂传真分析单,我公司重新制作,盖上自己公司的章。
3、同样要注意CAS号码,批号和唛头上的是否一致。生产日期保质期,品名。
十二、货物报关放行,装船开航后,让货代寄提单,需要付款买单的,先让他们开发票,传真过来,付款,寄单。
十三、给工厂传真开票资料,让工厂开增值税发票
有疑问的要根据货代那里报关预录单的品名开。数量,金额也要对应一致。
十四、工厂寄单
1、做美金时,让工厂寄商业发票,箱单,分析单(2份显示有CAS号码)
2、做人民币时,让工厂寄增值税发票,合同正本,正本分析单
十五、制作CO
注意打印出来CO的发票后,记得要盖章,和付款申请单一起交给财务。
十六、投保
保单上被保险人写出口商,保单上显示的出运日期要与提单上显示的一致。
十七、收到工厂寄来的资料后,将增值税发票复印留底,正本合同、增值税发票、报关预录单、提单复印件。
十八、收到货代提单,复印留底
十九、制作汇票
二十、备齐所有资料后准备交单
商业发票,箱单,分析单,产地证。仔细核对:盖章是否正确,内容是否一致。
二十一、货代退回核销单,先不要寄给工厂
现在是否还对于外贸单证员做什么的还有疑惑呢?
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