一、会议筹备：

1.确定会议规模。根据会议内容，确认参会对象及人数，确定接待标准。

2.发出会议通知。明确召集单位名称、联系人、会议时间、会议地点、会议主题、参会人员，机场、车站到会议地点及酒店的路线图。通知后附回执单，注意事项、温馨提示、会议日程安排等。

3.选择会场。根据参会人数和会议内容，确认会场。

（1）会场大小适中。会场过大，不仅是浪费，而且给人一种空荡荡的感觉。会场过小，会显得很拥挤、小气。

（2）地点选择。如果会期短，首先考虑交通条件好的会场，地铁口、机场、车站附近；如果，会期长，首先考虑周边环境好的会场，如：公园附近。

（3）会场设施要齐全。会议所需要使用的设备齐全且能正常使用。如：投影仪、音像设备、卫生间、灯光、服务用具等。

（4）停车位充足。本城市的参会人员大多会选择开车来参会，所以，停车位很重要。

二、会场布置：

1.会场氛围营造。根据会议内容，悬挂会议横幅和欢迎、庆祝标语，摆设宣传展示牌，大门、转角、电梯口等显眼位置放指路牌；会议室合理摆放绿植；会议”四件套“：纸、笔、矿泉水、茶杯。

2.根据会议内容确定会议类型，讲究讲究礼宾次序，以座次牌就坐：

（1）圆桌会议。一般使用椭圆形会议桌。来宾、上级领导、企业领导及陪同，做朝门面，最高领导坐正中位置；左为大，二号领导坐最高领导左边，三号领导坐最高领导右边，依次交叉就坐。

（2）口字型会议。用长方形条形桌围成一个口字型，大小根据参会人数而定。

（3）课桌式会议。参会人数较多，适合教育培训类会议。主席台与听众席相对而坐，主席台座次按照职务或社会地位排列。第一排正中位置为上，其它位置按左为大，交叉排列。

三、会议资料：

会议资料发放有两种方式，一种是签到时发放，方便与会者阅读，并做好准备；另一种是放在座位上，适合于教育培训类会议，不用互动交流和发言，不用提前准备。

四、接待工作：

1.会前检查。会前一定要进行全面对准备工作进行检查，对没有做好或遗漏的地方采取补救措施，确保万无一失。

2.一楼大门口设置会议签到处。分设签到、引导、接待三个工作组。签到组负责设立签到台，准备签到册和笔，引导参会人员有序签到；引导组负责将签完到的参会人员陪同指引到会议现场，对号入座；接待组负责递茶倒水、为与会者解答询问，做好会议记录，留存影响资料，热情为与会者服务。

五、会后服务：

1.组织合影留念。

2.送参会人员离开会场。

六、会后工作：

1.回收相关会议资料，特别是涉密资料；

2.整理会议纪要；

3.撰写新闻报道；

4.会议总结。

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