一、目的和适用范围

为有效保护和利用知识产权档案，充分发挥相关资料在公司知识产权工作中的作用，特制定本办法。

二、职责

2.1行政部负责专利、软件登记、产品设计资料、技术证书等相关技术资料的档案管理工作。

2.2行政部负责商标、版权档案管理工作。

2.3行政部负责商标等相关资料的整理移交。

2.4行政部信息管理处负责自行研发软件版权的整理移交。

2.5宣传推广部负责公司形象展示系统、产品包装等设计稿、图形版权的整理移交。

2.6其他各相关职能部门涉及到的上述相关资料的分类整理移交。

三、主要内容

3.1知识产权文档收集与管理的范畴。

3.1.1知识产权涉及的领域涵盖专利、商标、版权、软件登记、形象展示系统、产品包装等设计稿、图形版权及特定领域等多个方面，具有类型多样，权利获得及有效期时间跨度大等特点。知识产权文档的收集与管理应遵循知识产权活动的规律与特点，贯穿于知识产权活动的全过程。

3.1.2针对知识产权权利获得过程中直接证据及证据链完整性特点，知识产权文档的收集与管理范畴应涵盖知识产权在创造、运作、保护和管理等过程环节形成的有保护价值的所有文件资料，包括文字、图片、图纸、视频、音频材料等。

3.2知识产权文档的形成与归档。

3.2.1归档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。

3.2.2凡是专利、商标、软件、图片、图纸等知识产权形成的文件材料，包括视频、音频材料须在项目结束或形成后一个月内形成专项组卷，归档完毕。图片、视频、音频等材料应附有详细的文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。

3.2.3相关形象展示系统（VI手册、门头设计、宣传册设计、宣传形象等）由市场部根据著作权内容单独整理后，在著作权形成后一个月内移交办公室归档完毕。

3.2.4知识产权文档资料的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案管理部门负责。

3.2.5电子材料形成部门应将具有**和长期保存价值的文档资料，制成纸质文档与原电子材料一同归档，并使两者建立互联。由档案管理部门统一刻制成电子文档存储载体（如光盘等）。

3.2.6需要**和长期保存的电子文档，应在每一个存储载体中同时存有与纸质文件相符的查询目录，包括归档登记表及其文字说明。电子文档的文件名及相应附件的名称应一致并标注清晰，便于查询。

3.2.7按规定需移交其它部门或外部单位的档案，需确保交接手续完整，以便需要时查阅，并注意保留备份。

3.3知识产权档案的分类与组卷。

3.3.1分类原则：将档案按其形成或针对的不同年度分开，同年度的归在一起。同一事件跨年度的档案统一归在事件结束的年度。

3.3.2组卷方法：根据内容按项目单独组卷，可按时间顺序装订，也可为便于再利用采取不装订直接按类装盒的办法。

3.4知识产权档案的销毁。

3.4.1档案管理部门应根据知识产权档案的内容，定期对档案进行审查、鉴定，并对确无保存价值的档案材料，编制清册，提出处理意见，经相关部门会签和公司分管知识产权的领导审批同意后方可销毁。

3.4.2销毁档案时，必须严守保密制度，指定专人负责监销，监销人在完成任务后，要在销毁清册上签字。

3.5知识产权档案的查阅与借用。

3.5.1查阅知识产权档案，应办理查阅登记手续，查阅本部门材料需经档案管理部门负责人批准，查阅跨部门材料需同时经档案管理部门负责人、查阅及被查阅部门负责人、公司级主管领导批准。

3.5.2借用知识产权档案，应办理借用登记手续，需同时经档案管理部门负责人、借用及被借用部门负责人、公司级主管领导批准。

3.5.3外单位可有限制性地查阅相关知识产权档案，一律凭单位介绍信。经档案管理部门负责人、公司级主管领导批准后，方可办理查阅手续，不得带离查阅现场，不得复制、复印和拍照。

3.5.4查阅、借用人对文档资料应妥善保管，不得在档案文件上勾划、圈点、涂改、随意拆散及抽页等。

3.5.5收回档案时应详细检查，当面点清，如有损毁、丢失、破坏档案的行为，应认真查处，甚至追究法律责任。

3.6附则

3.6.1知识产权档案管理部门应设立兼职档案管理员，其职责是：熟悉相关知识产权业务范围，保证本部门管理档案的完整、准确和系统；定期对文档资料进行整理组卷；对本部门人员负有归档业务指导责任；对有保密要求的文件资料按规定按保密条例处理。

3.6.2本管理办法自发布之日起执行。

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